CONT. CODIGO DE COMERCIO DE PUERTO RICO DE 1932

LIBROS Y CONTABILIDAD DEL COMERCIO

Art. 26. Libros que llevarán los comerciantes; exención; libro de actas de las compañías. (10 L.P.R.A. sec. 1071 )

Los comerciantes llevarán necesariamente:

(1) Un libro de inventarios y balances.

(2) Un libro diario.

(3) Un libro mayor.

Quedarán, sin embargo, exentos de llevar libros de contabilidad, con carácter obligatorio, los pequeños traficantes cuyo volumen de negocios no exceda de mil dólares anuales y los vendedores ambulantes.

Las compañía mercantiles llevarán también un libro de actas, cuando haya más de un socio gestor, en el que se harán constar todos los acuerdos de los gestores que se refieran a la marcha y operaciones sociales.

Art. 27. Otros libros. (10 L.P.R.A. sec. 1072 )

Podrán llevar además los libros que estimen convenientes, según el sistema de contabilidad que adopten.

Estos libros no estarán sujetos a lo dispuesto en la [10 LPRA sec. 1074] de este código; pero podrán legalizar los que consideren oportunos.

Art. 28. Quién los llevará. (10 L.P.R.A. sec. 1073 )

Los comerciantes podrán llevar los libros por sí mismos o por personas a quienes autoricen para ello.

Si el comerciante no llevare los libros por sí mismo, se presumirá concedida la autorización al que los lleve, salvo prueba en contrario.

Art. 29. Autenticación de los libros. (10 L.P.R.A. sec. 1074 )

Presentarán los comerciantes los libros a que se refiere la [10 LPRA sec. 1071] de este código, encuadernados, forrados y foliados, al juez de distrito o al juez de paz de la localidad en donde tuviere su establecimiento mercantil, para que ponga en el primer folio de cada uno nota firmada de los que tuviere el libro.

Los jueces de distrito y de paz deberán usar un sello uniforme, que les será suministrado por la Oficina de Administración de los Tribunales, y habrá de imponerse en cada página de cada uno de los libros de los comerciantes a que se refiere esta sección.

Cada libro firmado y sellado en esa forma llevará un sello de rentas internas del valor de un dólar que se fijará y cancelará por el juez de distrito o por el juez de paz respectivo, escribiendo las iniciales de su nombre y la fecha de la cancelación en dicho sello de rentas internas, el cual se pagará por la parte interesada.

(Enmendada en el 1952, ley 11)

Art. 30. Libro de inventarios y balances. (10 L.P.R.A. sec. 1075 )

El libro de inventarios y balances empezará por el inventario que deberá formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones y contendrá:

(1) La relación exacta del dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyan su activo.

(2) La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.

(3) Fijará, en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el capital con que principia sus operaciones.

El comerciante formará además anualmente, y extenderá en el mismo libro, el balance general de sus negocios, con los pormenores expresados e nesta sección y de acuerdo con los asientos del diario, sin reservara ni omisión alguna, bajo su firma y responsabilidad.

Art. 31. Libro diario; asientos que se harán en él. (10 L.P.R.A. sec. 1076 )

En el libro diario se asentará por primera partida el resultado del inventario de que trata la sección anterior, dividido en una o varias cuentas consecutivas, según el sistema de contabilidad que se adopte.

Seguirán después día por día todas sus operaciones expresando cada asiento el cargo y descargo de las respectivas cuentas.

Cuando las operaciones sean numerosas, cualquiera que sea su importancia, o cuando hayan tenido lugar fuera del domicilio, podrán anotarse en un solo asiento las que se refieran a cada cuenta y se hayan verificado en cada día, pero guardando en la expresión de ellas, cuando se detallen, el orden mismo en que se hayan verificado.

Se anotarán, asimismo, en la fecha en que las retire de caja, las cantidades que el comerciante destine a sus gastos domésticos y se llevarán a una cuenta especial que al intento se abrirá en el libro mayor.

Art. 32. Libro mayor; asientos en el mismo. (10 L.P.R.A. sec. 1077 )

Las cuentas con cada objeto o persona en particular se abrirán además por debe y haber en el libro mayor, y a cada una de estas cuentas se trasladarán, por orden riguroso de fechas, los asientos del diario referentes a ellas.

Art. 33. Libro de actas; que contendrá. (10 L.P.R.A. sec. 1078 )

En el libro de actas que llevará cada compañía que tenga más de un gestor, se consignarán a la letra los acuerdos que se tomen en las juntas de sus gestores o administradores, expresando la fecha de cada una, los asistentes a ellas, los votos emitidos y lo demás que conduzca al exacto conocimiento de lo acordado, autorizándose con la firma de los concurrentes.

Art. 34. Copias de cartas, telegramas, etc. (10 L.P.R.A. sec. 1079 )

Los comerciantes podrán llevar además un libro copiador de cartas y telegramas, al cual se trasladarán, valiéndose de un medio mecánico cualquiera, por orden de fechas, inclusas la antefirma y firma, todas las cartas que escriban sobre su tráfico, y los despachos telegráficos que expidan. En defecto de dicho libro copiador, los comerciantes estarán obligados a conservar cuidadosamente, copias correctas y auténticas en carbón de todas las cartas que escriban o telegramas que envíen con respecto a sus negocios.

Art. 35. Archivo de cartas y despachos telegráficos. (10 L.P.R.A. sec. 1080 )

Conservarán los comerciantes cuidadosamente, en legajos y ordenadas, las cartas y despachos telegráficos que recibieren, relativos a sus negociaciones.

Art. 36. Modo de llevar los libros. (10 L.P.R.A. sec. 1081 )

Los comerciantes, además de cumplir y llenar las condiciones y formalidades prescriptas en las [10 LPRA secs. 1071 a 1087] de este código, deberán llevar sus libros con claridad, por orden de fechas, sin blancos, interpolaciones, raspaduras ni tachaduras, y sin presentar señales de haber sido alterados sustituyendo o arrancando los folios, o de cualquier otra manera.

Art. 37. Rectificación de errores u omisiones. (10 L.P.R.A. sec. 1082 )

Los comerciantes salvarán a continuación, inmediatamente que los adviertan, los errores u omisiones en que incurrieren al escribir en los libros, explicando con claridad en qué consistían y extendiendo el concepto tal como debiera haberse estampado.

Si hubiese transcurrido algún tiempo desde que el yerro se cometió o desde que se incurrió en la omisión, harán el oportuno asiento de rectificación, añadiendo al margen del asiento equivocado una nota que indique la corrección.

Art. 38. Investigación de oficio de la contabilidad de comerciantes. (10 L.P.R.A. sec. 1083 )

No se podrá hacer pesquisa de oficio por juez o tribunal ni autoridad alguna para inquirir si los comerciantes llevan sus libros con arreglo a las disposiciones de este Código, ni hacer investigación o examen general de la contabilidad en las oficinas o escritorios de los comerciantes, excepto cuando haya autorización expresa de la ley.

Art. 39. Cuándo podrá decretarse a instancia de parte. (10 L.P.R.A. sec. 1084 )

Tampoco podrá decretarse a instancia de parte la comunicación, entrega o reconocimiento general de los libros, correspondencia y demás documentos de los comerciantes, excepto en los casos de liquidación, sucesión universal o quiebra.

Art. 40. Cuándo podrá decretarse la exhibición de libros y documentos. (10 L.P.R.A. sec. 1085 )

Fuera de los casos prefijados en la sección anterior, sólo podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos de los comerciantes, a instancia de parte, o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición.

El reconocimiento se hará en el escritorio del comerciante, o en cualquier otro sitio según dispusiere el tribunal, en presencia del comerciante o de la persona que éste comisione, y se contraerá exclusivamente a los puntos que tengan relación con la cuestión que se ventile, siendo éstos los únicos que podrán comprobarse.

Art. 41. Reglas que se observarán para determinar el valor probatorio de los libros. (10 L.P.R.A. sec. 1086 )

Para graduar la fuerza probatoria de los libros de los comerciantes, se observarán las reglas siguientes:

(1) Los libros de los comerciantes probarán contra ellos, sin admitirles prueba en contrario; pero el adversario no podrá aceptar los asientos que le sean favorables y desechar los que le perjudiquen, sino que, habiendo aceptado este medio de prueba, quedará sujeto al resultado que arrojen en su conjunto, tomando en igual consideración todos los asientos relativos a la cuestión litigiosa.

(2) Si en los asientos de los libros llevados por dos comerciantes no hubiere conformidad, y los del uno se hubieren llevado con todas las formalidades expresadas en la [10 LPRA secs. 1071 a 1087] de este código, y los del otro adolecieren de cualquier defecto o carecieran de los requisitos exigidos por este Código, los asientos de los libros en regla harán fe contra los de los defectuosos, a no demostrarse lo contrario por medio de otras pruebas admisibles en derecho.

(3) Si uno de los comerciantes no presentare sus libros, o manifestare no tenerlos, harán fe contra él los de su adversario, llevados con todas las formalidades legales, a no demostrar que la carencia de dichos libros procede de fuerza mayor, y salvo siempre la prueba contra los asientos exhibidos por otros medios admisibles en juicio.

(4) Si los libros de los comerciantes tuvieren todos los requisitos legales y fueren contradictorios, el juez o tribunal juzgará por las demás probanzas, calificándolas según las reglas generales del derecho.

Art. 42. Conservación de libros y correspondencia por comerciantes, sus herederos o sucesores. (10 L.P.R.A. sec. 1087 )

Los comerciantes y sus herederos o sucesores conservarán los libros, telegramas y correspondencia de su giro en general, por todo el tiempo que éste dure y hasta cinco años después de la liquidación de todos sus negocios y dependencias mercantiles.

Los documentos que conciernan especialmente a actos o negociaciones determinadas, podrán ser inutilizados o destruidos, pasado el tiempo de prescripción de las acciones que de ellos se deriven, a menos de que haya pendiente alguna cuestión que se refiera a ellos directa o indirectamente, en cuyo caso deberán conservarse hasta la terminación de la misma.

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