Reglamentos
de Puerto Rico
DEPARTAMENTO DE ASUNTOS AL CONSUMIDOR (D.A.C.O.)
REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE DACO:
REGLAMENTO DE SUBASTA
Radicado el 23 de agosto de 1989
Efectivo el 22 de septiembre de 1989
ARTICULO
I‑‑INTRODUCCION
SECCION
I: Base Legal
A. El Departamento de Asuntos del
Consumidor se encuentra exento de la Ley de Adquisición por aplicación de la
Ley Núm. 228 del 12 de mayo de 1942, según enmendada. Véase opinión del
Secretario de Justicia fechada el 31 de julio de 1986.
B. Las Leyes que constituyen la base legal
para la adopción de este reglamento son las siguientes:
1. Ley Núm. 228 del 12 de mayo de 1942,
según enmendada.
2. Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955,
según enmendada.
3. Ley Núm. 148 del 1 de julio de 1968,
según enmendada.
4. Ley Núm. 5 del 23 de abril de 1973,
según enmendada.
5. Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988,
según enmendada.
C. El Departamento deberá cumplir con
todas las disposiciones legales y reglamentarias que le son aplicables a las
adquisiciones gubernamentales.
ARTICULO II‑‑PROPOSITO
SECCION
I‑‑Propósito
Este reglamento establece el
procedimiento que seguirá el Departamento de Asuntos del Consumidor para
solicitar, aprobar y comprar materiales, equipo y servicios mediante Subasta
Formal. Este propósito debe ser entendido e interpretado dentro del marco y
esfera de los poderes, finalidades y objetivos del Departamento.
ARTICULO III‑‑INTERPRETACION,
DEFINICION
SECCION
I‑‑Interpretación
Las palabras y frases usadas en este
Reglamento serán interpretadas según el contexto en que sean utilizadas y
tendrán el significado sancionado por el uso común y corriente.
SECCION
II‑‑Definiciones
1. Departamento‑‑Departamento
de Asuntos del Consumidor
2. Secretario‑‑Secretario del
Departamento o su representante autorizado.
3. Acto de Apertura‑‑Se llevará
a cabo en cada subasta con el propósito de que las partes interesadas puedan
comprobar qué ofertas se recibieron, si cumplieron con los requisitos básicos
de forma y conocer la cuantía y modelo de cada oferta cuando proceda.
4. Adjudicación‑‑La
determinación que emita la Junta de Subastas sobre cada subasta formal ante su
consideración.
5. Agente Comprador‑‑Funcionario
del Departamento facultado para efectuar compras de materiales, equipo y
servicios.
6. Comité Consultor‑‑Organismo
constituído por personas con conocimientos especializados que asesorará con
relación a los aspectos técnicos envueltos en determinadas adquisiciones.
7. Compra por Subasta Formal‑‑Toda
compra en exceso de $15,000.00, cuya adjudicación a determinado postor la
autoriza la Junta de Subastas.
8. Condiciones‑‑Términos bajo
los cuales se interesa se entregue el bien, se ejecute la obra o se preste el
servicio.
9. Día‑‑Día laborable, a menos
que se especifique otra cosa.
10. Especificaciones‑‑Conjunto
de características físicas, funcionales, estéticas y de calidad de los bienes,
obras o servicios solicitados.
11. Fianza de Ejecución‑‑("Performance
Bond")‑‑La garantía que se le requiere a un licitador para
garantizar el cumplimiento del contrato.
12. Garantía de Licitación‑‑("Bid
Bond")‑‑Respaldo provisional que presentará el licitador con
el propósito de asegurarle al Departamento que habrá de sostener su oferta
durante todo el procedimiento de subasta. Esto incluye desde la fecha de la
apertura hasta la emisión de la orden
de compra o la firma del contrato cuando éste sea el caso.
13. Junta de Subasta‑‑Organismo
constituido por cinco miembros designados por el Secretario, los cuales tienen
a su cargo la evaluación y adjudicación de las subastas formales de bienes y
servicios que se realicen en el Departamento.
14. Licitador o Suplidor‑‑Persona
natural o jurídica que interese participar o participe en las subastas del
Departamento, sometiendo cotizaciones.
15. Ofertas‑‑Las propuestas que
someterán los licitadores interesados en la buena pro de una subasta.
16. Oficinas‑‑Secretarías
Auxiliares y Oficinas Regionales.
17. Pliego de la Subasta‑‑Documento
que se entregará a los licitadores interesados en cotizar, en el cual se habrá
expresado todo lo necesario para facilitarle a éstos preparar sus ofertas.
18. Precio Razonable‑‑Precio
normal en el mercado excepto en aquellos productos que tengan su precio
regulado por ley o reglamentos.
19. Recaudador‑‑Funcionario o
empleado del Departamento designado por el Secretario de Hacienda para cobrar y
depositar los fondos públicos que se reciban en el Departamento.
20. Registro de Licitadores‑‑Archivo
de fuentes suplidores de materiales, servicios, equipo y suministros que
prepara el Departamento y que está clasificado de acuerdo al bien o servicio
que ofrezca cada licitador.
21. Renglón‑‑Agrupación de
partidas por razón de característica o descripciones generales. Cada renglón
puede desglosarse por partidas a base de especificaciones.
22. Reunión Preliminar‑‑Reunión
con los posibles licitadores con el propósito de evaluar las necesidades del
Departamento y conocer los equipos o materiales disponibles en el mercado, con
el propósito de preparar el pliego de subasta.
23. Subasta Formal‑‑Procedimiento
de compra que requiere el envío o la entrega a los posibles licitadores de
invitaciones escritas, con los detalles de los términos y condiciones de la
transacción a realizarse. Comprende toda compra cuyo monto exceda la cantidad
de $15,000.00.
24. Unico Suplidor Disponible‑‑Unica
persona natural o jurídica que está disponible a servir el bien, prestar el
servicio o ejecutar la obra que se interese en el momento y bajo las
condiciones que se solicitan.
ARTICULO IV‑‑JUNTA DE SUBASTA
SECCION
I. Creación de la Junta de Subastas
Se crea una Junta de Subasta con aquellos
poderes y deberes que se disponen en este reglamento y aquellos necesarios e
inherentes a su función. La Junta será nombrada por el Secretario del Departamento, quien además, designará su
presidente y su secretario. Estará compuesta por cinco (5) miembros, empleados
del Departamento quienes no deberán tener relación directa alguna con el
trámite de compra. Esta Junta tendrá la responsabilidad de decidir sobre las
subastas formales y en cualquier otro asunto relacionado con la función de
compras que el Secretario del Departamento considere conveniente que sea
decidido por la misma. Los miembros de la Junta no recibirán remuneración
alguna por los servicios prestados como tales.
SECCION
II‑‑Composición de la Junta
La Junta de Subasta se compondrá de cinco
(5) miembros. Sus componentes deberán ser empleados del Departamento, quienes
servirán por el tiempo que determine el Secretario del Departamento.
SECCION
III‑‑Reuniones para Adjudicación
Las reuniones de la Junta serán citadas
por su Presidente o por el Secretario de la Junta.
SECCION
IV‑‑Quórum
Una mayoría de los miembros de la Junta
constituirá quórum y los acuerdos serán por mayoría de los presentes,
disponiéndose que en aquellos casos en que hubiere empate se someterá el caso
al Secretario del Departamento o representante autorizado para su decisión.
SECCION
V‑‑Procedimiento de Adjudicación en Subastas Formales
El Secretario de la Junta mantendrá al
día un expediente en donde se harán constar todos los asuntos, acuerdos y
recomendaciones de cada reunión que se celebre. Además, velará por que en la
celebración de subastas formales se provea para la participación del mayor
número posible de licitadores cualificados, representativos de las fuentes de
abastecimiento de los suministros y servicio que se interese adquirir. A tales
fines, mantendrá registros de los suplidores que puedan proveer los suministros
y los servicios no profesionales que requiera el Departamento para su
funcionamiento. Establecerá un procedimiento que permita incluir en este
registro el mayor número posible de licitadores cualificados. Se podrá
solicitar la cooperación del Area de Compra y Suministro de la Administración
de Servicios Generales, para que le faciliten al Departamento copias de sus
listas de licitadores. Cualificarán como licitadores aquellos que reúnan los
requisitos necesarios, que le permita cumplir con los contratos a adjudicarse.
A tales efectos, podrá eliminar de dichos registros aquellos licitadores que
resulten incompetentes o que, en alguna forma, muestren incapacidad para
cumplir con dichos requisitos.
SECCION
VI‑‑Poderes de la Junta
La Junta de Subasta, en consulta con el
Secretario Auxiliar de Administración, podrá nombrar un Comité Consultor para
asesorarle en el aspecto técnico de la adquisición de equipo especializado.
Esta decisión deberá ser notificada inmediatamente al Secretario del
Departamento.
En aquellos casos en que se requiera
Subasta Formal, y cuando la Junta de Subasta lo considere conveniente y
adecuado, ésta podrá designar al Comité Consultor para que realice una Reunión
Preliminar.
La Junta de Subasta o el Comité Consultor
podrán utilizar las formalidades dispuestas para invitación a la subasta formal
o sólo aquellas que resulten apropiadas al invitar a esta reunión preliminar.
La participación en la Subasta Formal
podrá ser condicionada a la participación en esta Reunión Preliminar.
ARTICULO V‑‑CONVOCATORIA A
SUBASTA
SECCION
I‑‑Procedimiento para invitar
En los casos en que, por las disposiciones
de este reglamento se requiera el procedimiento de subasta formal para la
compra y, luego que el Pliego de Subasta esté debidamente preparado, el
presidente o el secretario de la Junta enviará convocatorias a subasta por el
medio más conveniente al mayor número de suplidores.
a) La Convocatoria se hará mediante
publicación en periódico o por invitación, según sea más conveniente y los
intereses del Departamento estén mejor protegidos.
SECCION
II‑‑Requisitos
Todo tipo de convocatoria cumplirá con lo
siguiente:
a. Se hará bajo la firma del Secretario del
Departamento o de su representante autorizado.
b. Se proveerá un término razonable para el
estudio de los pliegos de la Subasta. Se considerará que la convocatoria ha
sido cursada con suficiente antelación cuando las mismas se hayan enviado con
no menos de cinco (5) días de anticipación a la fecha límite para entregar
ofertas de licitación.
En aquellos casos donde el Secretario del
Departamento entienda que hay necesidad de adquirir el equipo o materiales en
corto plazo por necesidad del Departamento para prestar sus servicios, se podrá
dar para el estudio del pliego de subasta no menos de veinticuatro (24) horas.
La Convocatoria constará de lo siguiente:
a. Fecha en que se hace la convocatoria.
b. Número de la subasta
c. Propósito de la subasta.
d. En las subastas de construcción y
servicios:
1) Plazo dentro del cual la obra deberá
ejecutarse o el servicio a prestarse y descripción del mismo.
e. Condiciones o requisitos que tienen que
reunir los licitadores.
f. En las subastas convocadas por
periódicos, o cuando no sea viable ni económico enviar los pliegos por correo:
1. Instrucciones específicas de dónde
localizar o cómo adquirir los pliegos de subasta, incluyendo dirección física y
lugar específico donde se entregarán los pliegos y el teléfono.
2. Fecha y hora del último día para recoger
los pliegos de subasta.
g. Fecha y hora límite para que el
licitador presente su oferta.
h. Fecha y hora de apertura de la subasta.
Aunque se podrá fijar la fecha última de entrega como la fecha de apertura, las
horas no deben coincidir y siempre serán señaladas en la convocatoria.
i. Gastos, si alguno, que se han de
satisfacer.
j. En las subastas convocadas por
invitación se incluirá con la misma todo el pliego de la subasta, así como
copia de la convocatoria la cual contendrá la información aquí señalada,
siempre y cuando ello no resulte oneroso en cuyo caso se entregará
personalmente en el Departamento.
k. La convocatoria se hará por periódico
cuando no haya registro disponible o cuando se estime más conveniente y los
intereses del Departamento estén mejor protegidos.
1. Esta convocatoria se hará publicando un
aviso no menor de cuatro pulgadas de ancho por cuatro de largo (4" X 4") en dos periódicos de circulación
general por lo menos una vez.
1. La convocatoria por invitación se podrá
hacer de las siguientes formas:
1. Enviando el pliego de la subasta
completo por correo;
2. Entregando el pliego de subasta a la
mano; o
3. Llamando por teléfono al licitador para
que recoja el pliego de subasta.
En adición a lo provisto en los apartados
precedentes se podrá fijar copia de ésta en el "Tablón de Edictos"
del Departamento.
SECCION
III‑‑Pliego de Subasta
El Pliego de la Subasta contendrá cuatro
(4) asuntos: la Convocatoria, las Instrucciones, las Especificaciones y las
Condiciones.
a. Las instrucciones serán las guías que le
indicarán a los licitadores cómo preparar sus ofertas. Estas serán similares
para todos los licitadores en una subasta y podrán incluir lo siguiente:
1) Cómo efectuar las ofertas.
2) Requisitos que deben reunir los
licitadores.
3) Instrucciones Especiales las cuales
serán advertencias especiales que se harán a los licitadores, señalándole
cambios, sugerencias o incidentes de errores y otros asuntos que la Junta o el
Comité Consultor especialistas entiendan necesario señalar a los licitadores o
que se entiendan apropiados para facilitar la evaluación y adjudicación de las
ofertas.
b. Las Especificaciones de una subasta
describirán adecuadamente el bien u objeto de la subasta. Deberán ser claras,
precisas, completas y no deberán ser restrictivas.
c. Las Condiciones tendrán que estar
basadas en las normas que regulan la adquisición en el gobierno. Las subastas
podrán contener tres (3) tipos de condiciones: las Generales, las Especiales y
las Particulares.
1) Las Condiciones Generales son aquellas
basadas en las normas sobre adquisición o disposición, y podrán tratar sobre
los siguientes asuntos:
a) Garantías de Licitación ("Bid
Bond")
b) Fianza de Ejecución ("Performance
Bond")
c) Marcas ("Trademarks")
d) Modelo
e) Muestras
f) Certificado de Inspección
g) Calidad de Envases
h) Contenido y Peso
i) Fecha de Entrega
j) Almacenaje
k) Cualquier otra condición que sea
necesaria.
l) Otros asuntos contenido en el Reglamento
de Adquisición y que sean pertinentes.
m) Cualquier otro requisito que el
Secretario estime necesario para salvaguardar los mejores intereses del
gobierno.
2) Las Condiciones Especiales serán
aquellas que se establezcan dependiendo del bien, la obra o el servicio que se
adquiere y que a base de la experiencia adquirida evaluando, adjudicando o
administrando contratos, se concluya que en determinadas circunstancias se
deben adoptar.
3) Las Condiciones Particulares variarán en
cada partida de la subasta dependiendo de las necesidades específicas del
Departamento.
4) Como parte del pliego de subasta se
incluirán:
a) En los casos que se requiera de los
licitadores que sometan alguna certificación o documentos especiales como parte
de su oferta, los términos básicos del requerimiento deberán ser establecidos
mediante cláusula al efecto.
b) Cuando se requiera la instalación de
equipo, la labor a realizarse deberá
cumplir con los reglamentos vigentes y normas comunes de la ingeniería y
seguridad.
c) La Junta de Subastas podrá consignar en
la convocatoria los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables al
Estado Libre Asociado, así como el término menor de tiempo que se considere
necesario para hacer aceptable la condición de pago.
d) Se expresará que la firma o firmas
licitadoras a quienes se les adjudicare el contrato o parte del mismo, como
consecuencia de la subasta, convendrán en suministrar el producto o productos
ordenados, de conformidad con los términos de entrega, especificaciones y demás
condiciones que se estipulen. El incumplimiento del contrato por retraso en la
entrega de la mercancía contratada, conllevará un descuento al momento de
tramitar el pago, del 1/2% del valor del contrato incumplido por cada día laborable
de retraso, entendiéndose que, en ningún momento el importe total a ser
descontado por daños y perjuicios excederá el 5% del importe del contrato para
la partida o partidas correspondientes. Igualmente la fianza que garantiza la
ejecución del contrato responderá del pago de daños y perjuicios.
La suma a pagar por retraso en la entrega
de la mercancía en ningún momento representa una penalidad, y sí daños y
perjuicios convenidos entre ambas partes, para compensar al Estado de los
gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados.
5. El Secretario del Departamento podrá
cancelar o enmendar cualquier convocatoria a subasta por razones justificadas,
notificando a los licitadores correspondientes antes de la fecha y hora fijadas
para su apertura.
SECCION
IV‑‑Radicación de Ofertas
1. Recibo de Licitaciones
a. Las ofertas selladas de los licitadores
serán entregadas personalmente en la Secretaría Auxiliar de Asuntos
Administrativos o en el lugar que se especifique en la convocatoria.
b. Los sobres de las ofertas radicadas por
los licitadores se marcarán con el sello especial de la Junta de Subastas,
indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron. Toda oferta radicada
será custodiada hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de los pliegos
de subasta. No se aceptará oferta alguna que se reciba después de la fecha y
hora fijadas para la apertura de los pliegos de subasta. No se aceptará cambio alguno, una vez éstos hayan sido
radicados y aceptados.
c. Los sobres no se abrirán bajo ninguna
circunstancia hasta la fecha y hora fijadas para la apertura.
2. Formas de Hacer la Oferta
Los licitadores podrán hacer sus ofertas
únicamente conforme lo aquí expresado:
a. Oferta Básica‑‑Por
"Oferta Básica" se entenderá aquella que viene obligada a hacer el
licitador para cada renglón o partida por la cual interesa cotizar. Aunque el
licitador sume o haga un cómputo total de las ofertas hechas por él en una
subasta, tiene la obligación de anotar en el espacio provisto para ello al lado
de cada partida, su oferta para la misma. Esta oferta se hará en dólares y
centavos.
1) Efecto de Omitir la Oferta Básica
No se aceptará ningún pliego en el cual no
se haya hecho oferta básica para cada partida por la cual se cotiza.
Si para algunas partidas se han anotado
precios por unidades y en otras se han omitido, se entenderá que el licitador
interesa hacer ofertas solamente por aquellas partidas al lado de las cuales
anotó el precio por unidad, o sea, la oferta básica.
En aquellas que no interesa hacer oferta,
lo señalará por escrito al lado de la partida correspondiente.
b. Oferta "Todo o Nada"
1) Qué es‑‑En adición a la
Oferta Básica el licitador puede hacer una oferta "Todo o Nada". La
oferta "Todo o Nada" consiste en ofrecer precios condicionados, o
sujetos a que el grupo de partidas en un renglón, un grupo de renglones o la
totalidad de éstos le sean adjudicada.
2) Modalidades‑‑El licitador
puede optar por una de las siguientes dos formas de la oferta "Todo o
Nada".
a) Con Descuento‑‑El licitador
anotará al lado de las partidas que agrupa y de la suma de las partidas un
precio rebajado con la frase "Todo o Nada" a su lado, o un por
ciento.
b) Sin descuento‑‑El licitador
anotará al lado de cada partida que agrupa y de la suma de las partidas la
frase "Todo o Nada".
Solamente podrá adjudicarse a favor de la
oferta "Todo o Nada" si el grupo de partidas para las cuales cotizó
cumplen con las especificaciones y condiciones y suman una cuantía menor que la
suma de las cuantías ofrecidas por los otros licitadores que cumplieron
las especificaciones y condiciones y
ofrecieron los precios más bajos en las mismas partidas.
c. Oferta Precio Global
En adición a la Oferta Básica el licitador
puede hacer una "Oferta Global" de la siguiente manera: al lado de la
suma de los renglones para los cuales ha cotizado, el licitador ofrecerá además
una cifra rebajada sobre la suma original o señalará un por ciento de
descuento.
1) Efecto de Hacer la Oferta "Precio
Global"
La Junta podrá considerar y aceptar las
partidas individuales de cualquier oferta descartando la oferta "precio
global" si así conviene al Departamento de acuerdo al criterio de ella;
pero en tal caso dichas partidas no serán susceptibles de que se les aplique el
descuento. Si la Junta aceptare la oferta "precio global" y ésta se
hubiere hecho a base de cuantía total, la cantidad rebajada se distribuirá a
prorrata entre las partidas. Si la misma se hubiere hecho a base de por cientos
de descuento, se le aplicará el por ciento a cada partida.
d. Cuando No Cotiza
Si el licitador no tiene interés en
hacer una oferta devolverá la
invitación con una anotación a esos efectos.
El licitador deberá acompañar una nota
explicativa de las razones que tiene para no hacer la oferta así como notificar
si tiene o no interés en ser invitado para futuras subastas.
e. Ofertas No Responsivas
Al hacer su oferta, el licitador se limitará
a ofrecer el bien, la obra o el servicio solicitado dentro de las
especificaciones y condiciones detallados en el Pliego de la Subasta.
La Junta no considerará ninguna oferta que
adicione o elimine especificaciones o condiciones solicitadas. Tampoco se
considerarán ofertas que propongan la alternativa de bienes, obras o servicios
diferentes, pero parecidos a las especificaciones solicitadas. Tampoco se
considerarán las ofertas que contengan frases, párrafos o comentarios que hagan
de la oferta una ambigua, incompleta o indefinida en cuanto a su significado.
También serán rechazadas ofertas que
alteren, modifiquen, varíen o cambien las condiciones solicitadas.
f. Ofertas de precios estimados
No se aceptarán ofertas a base de precios
estimados que puedan variar luego en la facturación, a menos que en la
invitación a subasta se haya incluido una disposición o cláusula estableciendo
las condiciones en que serán aceptados cambios en precios una vez adjudicada la
subasta. Esta excepción deberá limitarse a circunstancias excepcionales y se
deberá justificar adecuadamente en el expediente de la subasta.
3. Los funcionarios y empleados del
Departamento bajo ninguna circunstancia, podrán intervenir, aconsejar o sugerir
a los licitadores en la preparación y entrega de los pliegos de ofertas, ni en
la forma alguna aconsejar, sugerir o influenciar sobre la adjudicación de las
subastas. Violaciones a esta disposición serán tramitadas acorde a la Ley de
Personal y sus Reglamentos.
4. Los pliegos de proposiciones deberán
estar firmados en tinta o lápiz indeleble, por el licitador afectado o su
representante autorizado.
a. La Junta podrá considerar ofertas sin
firmar, si antes de la apertura el licitador afectado o su representante
autorizado hubiese radicado una carta u otro documento firmado, que justifique
la ausencia de tal firma y acepta la responsabilidad correspondiente.
b. También podrá aceptarse una oferta sin firmar,
si con los pliegos de ofertas viene algún documento o carta firmada por el
licitador, en la cual se haga referencia directa a la proposición.
5. Entregas
En aquellos casos en que no se requiera una
entrega específica, los licitadores deberán indicar en su oferta el término o
la fecha no más tarde del cual entregarán los artículos o rendirán el servicio
requerido.
La entrega podrá ser una de las condiciones
principales en la evaluación de una subasta, siempre que así se haga constar en
la invitación y si con ello se beneficia el interés público.
6. Las correcciones o cambios en los
pliegos de oferta deberán estar debidamente iniciadas por el licitador, de lo
contrario quedará invalidada la oferta para la partida o partidas
correspondientes.
7. Retiro de las ofertas
a. El retiro de una oferta radicada podrá
efectuarse mediante petición escrita, hecha antes de la apertura del acto de
subasta.
El retiro de ofertas, posterior a la
apertura de cualquier subasta, estará condicionado a que inequívocamente pueda
comprobarse que la misma se hizo por
error y que no pueda sostenerse como oferta razonable.
b. Efecto de retiro de ofertas
El licitador no podrá radicar una oferta
sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta.
Cuando un licitador, sin establecer razones
meritorias, insista en el retiro de su oferta o se negare a aceptar la orden de
compra que emita, se considerará que ha incumplido el contrato y se le podrá
aplicar las sanciones que el Secretario estime pertinente, en armonía con las
disposiciones de este Reglamento.
8. Modificación de ofertas
a. Las ofertas podrán ser modificadas
únicamente antes de la apertura y mediante comunicación escrita que deberá ser
radicada ante el secretario de la Junta, en un sobre cerrado debidamente
identificado con el número de la subasta, fecha, hora señalada para la apertura
y nombre y dirección del licitador.
b. Deberá incluirse información indicando
las razones para la modificación de la oferta.
c. Dichas modificaciones serán
inadmisibles, si se radican luego de la fecha y hora de la apertura de la
subasta.
d. Toda modificación de oferta será
abierta en la fecha y hora señalada para la apertura de subasta original.
ARTICULO VI‑‑ACTO DE APERTURA DE
SUBASTA
SECCION
I‑‑Registro de Asistencia
1. Registro de Asistencia
En el día fijado para la apertura de las
proposiciones, se requerirá que todos los licitadores asistentes a la apertura
firmen un registro de asistencia, anotando el nombre de la firma o corporación
a quien representan y el puesto que ocupan en la misma.
Una vez comprobado el quórum de la Junta de
Subastas, el Presidente de dicha Junta o en su defecto el secretario de la
Junta declarará abierta la subasta a la hora, fecha y lugar indicado en la invitación
de subasta, y procederá a abrir los pliegos de las proposiciones.
La Junta de Subastas verificará la
corrección de las proposiciones, comprobará que se hayan cumplido con los
requisitos de rigor y hará que se lean en alta voz.
Cualquier licitador asistente a los actos
de apertura podrá examinar, en presencia de los oficiales de la Junta de
Subastas, cualquier documento relacionado con la subasta sometida por otro
licitador, después que la oferta contenida en dicho documento haya sido abierta
y leída.
a. El presidente o el secretario de la
Junta determinarán la forma y manera en que los interesados podrán examinar la
información, sin que se afecte el desarrollo normal de las labores.
b. Toda información relacionada con una
subasta será retenida por la Secretaría Auxiliar de Asuntos Administrativos y
formará parte del expediente de la compra.
No se permitirá, bajo ninguna
circunstancia, el efectuarle cambios o modificaciones a una oferta después de
haber sido abierta y leída
La cancelación de una licitación, por parte
del licitador, después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación y
sin que se muestren razones justificadas para ello, se considerará como
incumplimiento de contrato; y el Departamento podrá eliminar a dicho licitador
del registro de licitadores cualificados, imponer la sanciones o penalidades y
tomar la acción legal que considere pertinente.
El secretario de la Junta levantará un
acta de la apertura.
SECCION
II‑‑Licitaciones Tardías
El Departamento no tomará en consideración
licitación alguna recibida después del día y la hora en que se cierre la
subasta. Las ofertas recibidas por cable o telegrama no serán tomadas en
consideración, excepto por autorización
expresa del Secretario del Departamento expedida con antelación a la
apertura de la subasta.
Las ofertas recibidas una vez vencido el
período límite establecido, serán devueltas al licitador sin abrir con una
carta explicativa.
SECCION
III‑‑Recaudación
Inmediatamente después del Acto, y dentro
de las veinticuatro (24) horas de celebrarse éste, el Recaudador del
Departamento procederá a recibir formalmente las garantías.
1. Acto de Recaudación
En la hora señalada, en presencia del
Secretario de la Junta y estando bajo la custodia de éste el expediente de la
subasta, el Recaudador procederá a verificar y recibir formalmente las
garantías.
a. Verificación de las Garantías
El Recaudador viene obligado a verificar
diligentemente las garantías sometidas y anotarlas en el formulario provisto
para ello.
b. Recibo de Garantías
Las garantías sometidas serán recibidas por
el Recaudador y serán depositadas en la cuenta especial de fianzas y garantías
o expresamente creada para esos fines o en su caja fuerte, según la clase de garantía
sometida por el licitador.
En aquellos casos en que no se haya
acompañado garantía a la oferta, el Recaudador así lo señalará.
2. Informe
El Recaudador viene obligado a someter a la
Junta de Subasta cuantos informes sean necesarios para facilitar la evaluación
y adjudicación de la subasta y específicamente el siguiente:
a. Informe de Garantías Recibidas
El "Informe de Garantías
Recibidas" formará parte del expediente de la subasta, y contendrá la
siguiente información:
1) Número de la subasta;
2) Asuntos de la subasta;
3) Por ciento o cuantía fija de garantía
solicitada;
4) Fecha del informe;
5) Lista de Licitadores;
6) Tipo de garantía presentada por cada
licitador;
7) Cuantía cubierta por dicha garantía;
8) Número de recibo expedido
9) Ubicación de las garantías
10) Certificación sobre fecha y hora del
envío de los recibos.
a) El Recaudador enviará por correo o
entregarán personalmente los recibos a la dirección que aparece en la oferta
inmediatamente después de recibir las garantías.
SECCION
IV‑‑Adjudicación de Subastas
1. La Junta de Subastas se reunirá para
evaluar las ofertas.
a. La Junta tendrá que determinar en
primera instancia qué ofertas son susceptibles de ser consideradas para
adjudicación.
Una vez se haya determinado cuáles son las
ofertas que, cumpliendo con los requisitos del reglamento, han ofrecido lo
solicitado en las especificaciones y condiciones de la subasta, la Junta
seleccionará aquélla cuyo precio sea el más bajo. Para la evaluación
considerará todos los factores pertinentes incluyendo los informes del Agente
Comprador y/o el Comité Consultor. Al hacer la determinación, la Junta tendrá
que tomar en consideración los posibles descuentos, y aplicación de porcientos
en relación a leyes especiales tales como la "Ley de Preferencia" y
otras. Descuentos ofrecidos por rapidez en los pagos, no se considerarán para
efectos de adjudicación.
2. Al adjudicar las subastas, la Junta
atenderá en primera instancia a la siguiente forma general de adjudicación.
a. Subastas de Adquisición
La adjudicación de las subastas de
adquisición se hará a favor del licitador que esté respaldado por un buen
historial de capacidad y cumplimiento
que lleve al ánimo de la Junta la seguridad de que cumplirá con los
términos del contrato que en su día se otorgue, siempre y cuando su oferta
reúna en el orden establecido, los siguientes requisitos:
1) que cumpla con las especificaciones;
2) que cumpla con las condiciones y demás
requisitos establecidos en el pliego de la subasta;
3) que sea la más baja en precio y que
cumpla criterios satisfactorios y adecuados de calidad.
SECCION
V‑‑Evaluación y Adjudicación de Ofertas
Una vez evaluadas las ofertas, la Junta
resolverá a favor de qué postor se adjudicará la subasta, de la siguiente
manera:
1. Procedimiento
a. Resumen
El Presidente, o miembro de la Junta en
quien él delegue verbalmente hará un resumen de cada una de las ofertas que
fueron evaluadas mencionando cada oferta y señalando las que deben rechazarse y
las razones para ello.
b. Decisión
Los miembros presentes votarán en cada
partida a favor del licitador que cumpla con las especificaciones y condiciones
y cuya oferta en general sea más beneficiosa para el Departamento.
1) Las adjudicaciones deberán ser aprobadas
por mayoría.
2. Obligación del Secretario de la Junta
El Secretario de la Junta viene obligado a
llevar récord de toda incidencia y a levantar un Acta.
3. Efecto de la Adjudicación
La adjudicación a favor de una oferta
constituye un rechazo tácito de todas las demás ofertas que hayan sido
sometidas por los licitadores.
4. El documento de adjudicación deberá
constar de tres partes: el resumen de las ofertas, el desglose de cada partida
según ha sido adjudicada o rechazada y el fundamento para tal acción.
5. La adjudicación deberá ser firmada por
todos los miembros que participaron en la adjudicación y será certificada por
el secretario de la Junta.
Cualquiera de los miembros que votaron en
contra de la adjudicación podrá unir al expediente su voto disidente
explicativo, pero el mismo no formará parte del escrito titulado
"Adjudicación".
a. Para la adjudicación de subastas, se
considerarán las disposiciones de la Ley Núm. 130 del 28 de junio de 1961,
según enmendada, la cual establece cierta
preferencia en las compras de mercadería, provisiones, suministros,
equipo y materiales producidos, manufacturados o ensamblados en Puerto Rico.
Dicha preferencia deberá ser reclamada por los licitadores, mediante la
correspondiente identificación, lo cual se hará constar en la invitación a
subasta.
6. Rechazo de oferta más baja
a. La Junta podrá rechazar la oferta más
baja en precio, cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el
licitador que hace la oferta no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a
contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia
del Gobierno.
b. También podrá ser rechazada cuando no
cumpla con las especificaciones, requisitos y términos de la subasta.
7. Término de entrega como factor principal
En la eventualidad de que en la
convocatoria a subasta no se haya hecho constar que se considerará como factor
principal para la adjudicación la premura con que se entreguen los artículos
solicitados, no podrá rechazarse la oferta más baja en precio, siempre que
reúna todas las demás condiciones establecidas, para adjudicarlas a un postor
más alto porque ésta ofrezca una entrega más rápida.
Cuando luego de la apertura de la subasta,
se determine por la Junta y el Secretario del Departamento, que el factor entrega podría afectar
adversamente el desarrollo de un programa, éste se constituirá en factor principal,
al evaluar las ofertas para adjudicación.
8. Descuentos por pago rápido
Los descuentos por pago rápido no podrán
considerarse como parte de la oferta a los fines de la adjudicación de la
subasta.
9. Adjudicación por partidas
La Junta podrá aceptar o rechazar cualquier
partida, grupo o grupos de partidas de cualquier oferta, así como ordenar
cantidades menores a las establecidas, según convenga a los mejores intereses
del Departamento, siempre que esa no haya sido condicionada por el licitador a
una aceptación distinta. La Junta podrá también adjudicar las subastas,
englobando partidas cuando así lo estimare aconsejable al interés público.
10. Oferta única
En los casos en que se recibiere oferta de
un solo licitador, ésta podrá ser aceptada por la Junta, siempre que se
considere justa y razonable.
11. Empate de ofertas
Dos o más ofertas se consideran empatadas
cuando sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones
estipuladas en la invitación a subasta.
En casos de empate, la Junta de Subasta
podrá:
a. Decidir el empate a base de la
experiencia que haya obtenido con los licitadores en contratos que le hayan
sido otorgados anteriormente.
b. Anunciar una nueva subasta donde sólo
participen los licitadores empatados.
c. Adjudicar la misma por sorteo en
presencia de los licitadores que hayan resultado empatados. En caso de que los
representantes de los licitadores no comparezcan, el sorteo podrá efectuarse
ante testigos no relacionados con el proceso de subasta los cuales serán
imparciales.
d. Adjudicar la subasta, en casos
excepcionales, a ambos licitadores, siempre que se obtenga la aprobación
escrita de éstos.
12. Rechazo global
Se podrá rechazar cualquier o todas las
proposiciones para una subasta, durante cualquier etapa del proceso anterior a
la emisión de órdenes de compra cuando:
a. Uno o más de los licitadores no cumplan
con algunos de los requisitos, especificaciones o condiciones estipuladas.
b. Se estima que no se ha obtenido la
competencia adecuada.
c. Los precios obtenidos sean irrazonables.
d. No haya fondos disponibles suficientes
para pagar los artículos o servicios de la oferta más baja en precio.
e. Las ofertas demuestran que los
licitadores controlan el mercado del producto solicitado, y se han puesto de
acuerdo entre sí para cotizar precios irrazonablemente altos.
1) En los casos enumerados en este inciso,
de ser necesario:
a) se anunciaría una nueva subasta
b) se negociará la compra
c) se dispondrá del asunto en la forma más
beneficiosa para el Departamento en armonía con las circunstancias envueltas.
13. Irregularidades permisibles
La Junta podrá excusar u obviar cualquier
informalidad o irregularidad menor en las ofertas recibidas, tales como
desviaciones de las especificaciones, términos o condiciones que, a juicio de
la Junta, estén en conflicto con el uso, funcionamiento y calidad de los
artículos o servicios, siempre que con ello se beneficie el interés público.
14. Las adjudicaciones de subastas
formales se notificarán por escrito a todos los licitadores que concurran a las
mismas.
SECCION
VI‑‑Notificación de Adjudicación
Después de la Junta haber adjudicado la
subasta, el secretario de la Junta viene obligado a notificar a todos los
licitadores que sometieron ofertas.
1. Modo
La adjudicación se notificará a los
licitadores mediante un escrito titulado "Aviso de Adjudicación", el
cual se enviará por el medio más adecuado de acuerdo a las instrucciones que dé
la Junta, a la dirección que aparezca en la oferta. El secretario de la Junta
certificará la fecha de dicho Aviso.
2. Contenido
a. General
El Aviso de Adjudicación contendrá la
siguiente información:
1) Fecha del aviso;
2) Fecha de la adjudicación;
3) Nombre y dirección del licitador;
4) Número de la subasta;
5) Nombre de cada licitador indicando las
partidas adjudicadas a su favor y la razón para rechazarle las partidas que no
se le hayan adjudicado;
6) Advertencia a los efectos de que en caso
de no estar conforme con la adjudicación, podrá solicitar revisión de ésta ante
el Secretario del
Departamento dentro de los cinco (5) días
laborables contados a partir de la fecha de la notificación del Aviso de
Adjudicación que será determinado por el matasellos del correo federal.
b. Postor Agraciado
Además de la información que se relaciona
en el apartado "a" la notificación del licitador o licitadores
agraciados indicará lo siguiente:
1) Documentos que deberá someter antes de
la formalización del contrato;
2) El término de tiempo que tendrá para
producir los mismos, será aquel que la Junta entienda razonable en cada caso; y
3) Advertencia a los efectos de que la
adjudicación no obliga al Departamento hasta que se otorgue el contrato o la
orden de compra.
3. Informe para la Adquisición de Bienes y
Servicios
Una vez la Junta de Subasta determine el
licitador agraciado y le notifique la adjudicación del bien o servicio se
informará la acción tomada a la Secretaría Auxiliar de Asuntos Administrativos.
Esta Secretaría referirá el caso a la División de Compras para los trámites
correspondientes. La Sección de Compras estará a cargo de realizar la orden de
compra correspondiente y cumplir con el procedimiento interno para la adquisición de bienes y servicios. Este
será responsable de preparar un informe después de transcurridos diez (10) días
de haberse notificado la adjudicación a los licitadores.
a. Contenido
El informe contendrá la siguiente
información:
1) Número de la subasta;
2) Fecha del Informe;
3) Nombre del licitador;
4) Número de cada recibo expedido;
5) Tipo de garantía presentada;
6) Cuantía de la garantía;
7) Partidas adjudicadas a cada licitador;
8) Precio ofrecido por el licitador en cada
partido adjudicada a su favor;
9) Cantidad a cobrar al licitador
agraciado;
10) Monto total de las partidas adjudicadas
a cada licitador;
11) Cantidad a reintegrar a los licitadores
no agraciados.
b. Una vez preparado este informe, el
Agente Comprador notificará, por conducto de su supervisor, a la División de Finanzas
(Sección de Recaudaciones) la cantidad que se deberá devolver a los licitados
de las fianzas o garantías suceptibles de ser devueltas.
SECCION
VII‑‑Cancelación de la Adjudicación
La Junta mediante acuerdo unánime o el
Secretario podrán cancelar la adjudicación antes de la formalización del
contrato por las siguientes:
1. Causas
a. Necesidad
Que ya no exista la necesidad que originó
la subasta.
b. Fondos
Que por alguna causa inesperada e
imprevisible, por urgencia del Departamento, los fondos obligados para la
transacción
1) se agoten;
2) se hubieren liberado para utilizarse
para otro propósito
c. Cuando el Secretario del Departamento
determine que los mejores intereses del Departamento se beneficiarían siempre y
cuando se justifique por escrito.
2. Efecto
El Departamento no incurrirá en
responsabilidad alguna en estos casos.
SECCION
VIII‑‑Penalidades a los Licitadores por Incumplimiento de Contrato
Ante el incumplimiento de contratos por
parte de los contratistas, el Secretario o su representante autorizado, podrá
imponer las penalidades o medidas que estime adecuadas para la protección del
interés público, incluyendo:
1. El incumplimiento de la fecha de entrega
conllevará una penalidad de 1/2% del valor del contrato incumplido por cada día
laborable de retraso que se exceda del término propuesto por el licitador.
2. Confiscar la fianza o fianzas
depositadas en garantía.
3. Comprar los artículos en cualquier otra
fuente de suministro, cargando la diferencia del precio pagado sobre el precio
cotizado, al contratista que no cumplió su contrato o a su afianzador.
4. Cancelar otras órdenes emitidas a favor
del contratista en defecto y que aún se encontrasen pendientes de entrega, si
se entiende que dichas órdenes corren el peligro de ser incumplidas.
5. Abstenerse de solicitar precios o
efectuar adjudicaciones a licitadores que tengan deudas con el Estado, por
causas de incumplimiento de contratos.
6. Eliminar de sus listas de licitadores,
por el tiempo que estime pertinente, el nombre de cualquier firma que no
cumpliere un contrato o que, en otra forma, incurriere en defecto.
7. Notificar del incumplimiento a la
Administración de Servicios Generales para que tome la acción que estime
pertinente.
8. Cobrar de cualquier suma pendiente de
pago o en cualquier otra forma, el monto adecuado por concepto de
incumplimiento de contrato.
SECCION
IX‑‑Impugnación
Cualquier licitador que por objeciones
razonables no esté de acuerdo con alguna convocatoria a subasta formal o
adjudicación, podrá impugnar la misma conforme a los términos siguientes:
A. Toda impugnación debe ser por escrito y
debidamente fundamentada.
B. Toda impugnación de convocatoria a
subasta deberá radicarse ante la Junta de Subastas dentro de los cinco (5) días
siguientes a la fecha del depósito de la convocatoria en el correo o de haber
sido mediante periódico, a partir de su fecha de publicación.
1. Solamente se interpondrá este recurso si
se diera una de las siguientes circunstancias:
a. Que se considere que entre el término
fijado para efectuar el estudio y preparación de oferta, y la fecha para
radicar la oferta no es suficiente;
b. Que no esté de acuerdo con las
Instrucciones, Especificaciones o Condiciones de la Subasta.
2. Como consecuencia de incoarse este
recurso se paralizarán los trámites de la subasta.
3. Como resultado de la impugnación a
convocatoria se podrá tomar una de las siguientes acciones:
a. Desestimar la solicitud y ordenar que se
continúen los trámites.
b. Enmendar la convocatoria y emitir nueva
convocatoria.
c. Cancelar la convocatoria.
4. Si el recurrente no estuviere conforme
con la decisión de la Junta de Subastas podrá ir en alzada ante el Secretario
dentro de los diez (10) días siguiente a la fecha de envío de la notificación
de la decisión.
SECCION
X.‑‑Reconsideración
La parte adversamente afectada por la
adjudicación de la subasta podrá, dentro del término de diez (10) días a partir
de la notificación de la adjudicación, presentar una moción de reconsideración
ante el Secretario. Este deberá considerarla dentro de los diez (10) días de
haberse presentado. Si tomare alguna determinación en su consideración, el
término para solicitar revisión empezará a contarse desde la fecha en que se
archive en autos una copia de la notificación de la decisión, en
reconsideración. Si la rechazare de plano o dejare de tomar alguna acción con relación a la moción de reconsideración,
dentro de los diez (10) días de haberse presentado, el término para solicitar
revisión comenzará a contarse nuevamente desde la fecha de archivo en autos de
copia de la notificación de la denegatoria de la agencia o desde que expiren
dichos diez (10) días.
La moción de reconsideración será
jurisdiccional para poder solicitar la revisión judicial.
SECCION
XI‑‑Compra Negociadas
A. El Secretario o su representante
autorizado podrá concertar contrato mediante negociación si conviene al interés
público, incluyendo las siguientes situaciones:
1. Cuando todas las ofertas recibidas sean
rechazadas.
2. Cuando no se reciban ofertas, (Subasta
Desierta), luego de haberse convocado a subasta en dos (2) ocasiones.
3. Cuando los precios cotizados resulten
demasiado altos.
4. Cuando los términos de las ofertas
resulten en alguna forma onerosos al Departamento.
B. Al negociarse una compra deberán
considerarse los siguientes elementos:
1. La negociación se efectuará, hasta donde
sea posible, ajustándose a las especificaciones, términos y condiciones
establecidas en la subasta.
2. Cuando se hubieren recibido
cotizaciones, se procederá a estudiar las mismas y se comenzará la negociación
con el postor más bajo.
3. Cuando todas las ofertas recibidas se
desvíen en una forma sustancial de los requisitos del Departamento o de los
fondos disponibles para determinada compra, y no sea posible convocar a una
nueva subasta, el Secretario del Departamento o su representante autorizado
podrá ofrecer una nueva oportunidad a todos los oferentes cuyas ofertas podrían
ser aceptables, para que, mediante comunicación escrita, mejoren su oferta.
El Secretario del Departamento o su
representante autorizado formalizará el contrato con aquel postor cuya oferta
revisada convenga mejor al interés público.
C. La negociación de contrato en una
subasta donde se reciban ofertas, no podrá efectuarse antes de vencer el
período que concede este Reglamento para los efectos de impugnación.
D. La determinación de compra que
conlleva este tipo de transacción, no estará sujeta a ser apelada, revisada o
impugnada.
ARTICULO VII‑‑ORDENES DE COMPRA,
FACTURACION
SECCION
I‑‑Procedimiento a seguir luego de adjudicar
A. Una vez se celebre la subasta o el
Agente Comprador solicite en mercado abierto las cotizaciones correspondientes, según sea el caso, de
acuerdo a las normas establecidas en este Reglamento, el agente comprador
procederá a ordenar la mercancía solicitada.
B. Antes de efectuar las compras, se deberá
verificar que se cuente con autorización presupuestaria para la utilización de
los recursos correspondientes.
C. Además, se coordinará con la División de
Finanzas para que obliguen los recursos necesarios, si la cuantía de la orden
así lo requiere en el Sistema CIFAS.
D. No se obtendrán materiales, equipo o
servicios, sin que medie la correspondiente orden de compra o se haya
formalizado el correspondiente contrato.
La Secretaría Auxiliar de Asuntos
Administrativos, División de Servicios Generales, Sección de Compras mantendrá
un control de las órdenes de compras emitidas, de los materiales recibidos y
pendientes de recibir, y de los pagos efectuados contra dichas órdenes.
E. En caso de que se reciba la mercancía
ordenada en malas condiciones, fuera de especificaciones o en violación de
alguno de los términos contractuales, se informará inmediatamente la situación
al Jefe de la División de Servicios Generales quien notificará al proveedor
para que recoja la mercancía.
1. El Departamento no será responsable de
pérdidas o daños que pueda sufrir la mercancía rechazada que no sea recogida
rápidamente.
2. El Secretario efectuará la debida
reclamación al comerciante concernido y tomará la acción que juzgue
conveniente, considerando las disposiciones de este Reglamento.
SECCION
II‑‑Descuento por Pago Rápido
1. Será la política del Departamento
estimular descuentos por pagos a tiempo y asegurarse de que los mismos sean
aprovechados, siempre que sean ofrecidos.
2. Los descuentos de compra que envuelvan
la concesión de un descuento por pago rápido serán marcadas con la palabra
"DESCUENTO", para que se le dé al caso la prioridad necesaria y
puedan aprovecharse los mismos.
3. En aquellas órdenes de compra que
envuelvan la concesión de descuento, el período de descuento se computará desde
la fecha en que el embarque total de los artículos sea entregado, finalmente
inspeccionado y aceptado, los servicios sean rendidos, o los documentos de
compra y facturas correspondiente, debidamente aprobados, sean presentados para
el pago por el contratista, lo que ocurriere último.
La fecha de pago será la que aparezca en
el cheque emitido por el Gobierno.
ARTICULO IX‑‑SEPARABILIDAD
La declaración por un tribunal competente
de que una disposición de este reglamento es inválida, nula o inconstitucional
no afectará las demás disposiciones del mismo, las que preservarán toda su
validez y efecto.
ARTICULO X‑‑FECHA DE VIGENCIA
Este reglamento entrará en vigor treinta
(30) días después de su radicación en el Departamento de Estado, conforme lo
dispone la Sección 2.8 de la Ley 170 del 12 de agosto de 1988, según enmendada.
En San Juan, Puerto Rico, a 23 de agosto de
1989.
Lodo.
Jorge R. Ocasio Rodríguez Secretario Departamento de Asuntos del Consumidor
23
de agosto de 1989 Radicado
22
de septiembre de 1989 Efectivo
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ADVERTENCIA
Estos reglamentos
constituyen un documento del Estado Libre Asociado de P. R. que están sujetos a
los cambios y enmiendas por las agencias de gobierno de Puerto Rico. Su distribución
electrónica se hace como un servicio público a la comunidad. Siempre busque
reglamentos posteriores para posibles enmiendas a estos reglamentos.
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