Ley Núm. 89 de 22 de marzo de 2003

Para adicionar el Artículo 2.161 al Capítulo 2 de la Ley Núm. 77 de 19 de junio de 1957, según enmendada, conocida como "Código de Seguros de Puerto Rico" a los fines de permitir a todo asegurador, organización de servicios de salud, organismo tarifador, organismo asesor o de servicio, agente general, corredor y ajustador, el uso de un sistema de almacenaje electrónico para conservar libros, registros y otros documentos relacionados con el negocio de seguros, así como para instruir al Comisionado de Seguros de Puerto Rico para que establezca mediante reglamento las características del sistema de almacenaje electrónico a ser utilizado por la industria de seguros, la inspección de dicho sistema, la disposición de los documentos originales que sean almacenados electrónicamente y las sanciones por violación a las disposiciones de esta Ley y su reglamento.

EXPOSICION DE MOTIVOS

El Artículo 2.160 del Código de Seguros de Puerto Rico (el "Código") provee para que toda persona que sea investigada, sus funcionarios, empleados, agentes y representantes, presente y haga libremente accesible al Comisionado de Seguros o a sus examinadores las cuentas, expedientes, documentos, archivos, capital y asuntos en su poder o bajo su dominio relacionados con la materia bajo investigación.

Asimismo, el Artículo 3.300 del Código provee para que todo asegurador lleve cuentas completas y exactas, así como libros de sus activos, obligaciones, transacciones y negocios, con la debida separación en cuanto a las diferentes clases de seguros convenidos por él, de acuerdo con los métodos y prácticas de contabilidad generalmente reconocidos para ese tipo de negocio o aprobados por el Comisionado. Todos esos libros y cuentas se llevarán en tal forma que faciliten la preparación de los informes requeridos del asegurador, así como el examen de los negocios del asegurador por el Comisionado.

Por otro lado, el Artículo 9.360 del Código provee además para que todo agente, agente general, corredor o ajustador lleve, en el sitio de negocios indicado en su licencia, los libros corrientes acostumbrados que correspondan a transacciones con arreglo a su licencia, conjuntamente con los libros adicionales que el Comisionado pueda razonablemente requerirle por regla o por reglamento, y para que conserve los documentos relacionados con los mismos. Este Artículo, el cual no aplica a seguros de vida o de incapacidad, provee también para que todos los libros y documentos relacionados con cualquier transacción en particular, estén disponibles y accesibles para inspección por el Comisionado de Seguros en cualquier momento hábil durante los cinco (5) años inmediatamente seguidos a la fecha de consumación de dicha transacción, a menos que se conceda por reglamento del Comisionado, un periodo más corto en algún caso en particular.

Implícita en todas dichas disposiciones está la obligación de los aseguradores, organizaciones de servicios de salud, agentes, agentes generales, corredores, ajustadores, organismo tarifador, y organismo asesor o de servicios, de conservar en un formato de fácil accesibilidad todas sus cuentas, libros, archivos, documentos, relacionados con el negocio de seguros para la inspección del Comisionado.

Esta medida será de aplicación a los aseguradores, organizaciones de servicios de salud, agentes, agentes generales, corredores, ajustadores, organismo tarifador, y organismo asesor o de servicios, y la misma les permitirá mantener los libros, registros u otros documentos que les requiere el Código mediante el uso de un sistema de almacenaje electrónico.

Un sistema de almacenaje electrónico es un sistema para preparar, registrar, transferir, listar, almacenar, preservar, recobrar y reproducir documentos por cualquiera de los tres métodos siguientes:

1. Un método que produzca imágenes de libros, registros, documentos en un sistema de almacenaje electrónico.

2. Un método que transfiera documentos computadorizados a un sistema de almacenaje electrónico, usando técnicas tales como discos ópticos que permitan ver o reproducir documentos sin usar el programa original.

3. Cualquier otro método que el Comisionado, de tiempo en tiempo, autorice mediante reglamento.

Esta Asamblea Legislativa, consciente de los adelantos tecnológicos y con el propósito de reducir los costos administrativos en que incurre la industria de seguros por el almacenaje de sus libros, registros y demás documentos que les requiere la ley, adiciona el referido artículo a las disposiciones contenidas en el Capítulo 2 del Código de Seguros de Puerto Rico relacionadas con el almacenaje de dichos documentos para permitirles cumplir con su obligación mediante el uso de métodos de almacenaje electrónico. Asimismo, instruye al Comisionado de Seguros de Puerto Rico para que sea éste el que enuncie, mediante reglamento, las características del sistema de almacenaje electrónico a ser utilizado por la industria, la forma en que se llevará a cabo la inspección del sistema y la información contenida en el mismo, así como la disposición de los documentos originales y las sanciones a ser impuestas a los regulados por incumplir con cualquier disposición de esta Ley o su reglamento. Al preparar el Reglamento, el Comisionado de Seguros tomará en consideración tanto los beneficios que ofrece este tipo de tecnología a la industria de seguros como la confiabilidad y garantías que debe ofrecer al consumidor de seguros.

DECRETASE POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO:

Sección 1.‑Se añade el Artículo 2.16 al Capítulo 2 de la Ley Núm. 77 de 19 de junio de 1957, según enmendada, el que leerá como sigue:

"Artículo 2.16 1. ‑Conservación de Documentos

(1) Todo asegurador, organización de servicios de salud, organismo tarifador, organismo asesor o de servicios, agente general, gerente, agente, corredor o ajustador, deberá conservar, por el tiempo y de la forma que disponga el Comisionado por reglamento, sus libros de contabilidad, registros y todo documento pertinente a su negocio de seguros.

(2) Todo asegurador, organización de servicios de salud, organismo tarifador, organismo asesor o de servicios, agente general, gerente, agente, corredor o ajustador, podrá conservar sus libros de contabilidad, registros y todo documento pertinente a su negocio de seguros mediante el uso de sistemas de almacenaje electrónicos de conformidad con las guías que para ello establezca el Comisionado mediante reglamento . "

Sección 2.‑El Comisionado de Seguros establecerá a los sesenta (60) días de aprobada la presente Ley un reglamento disponiendo las características del sistema de almacenaje electrónico a ser utilizado, así como la disposición de los documentos originales, la protección de la información confidencial de los aseguradores y las sanciones a ser impuestas a sus regulados por incumplir con cualquier disposición de esta Ley o su reglamento.

Sección 3.‑Esta Ley comenzará a regir a los sesenta (60) días de aprobado el reglamento ordenado en la Sección 2 anterior.

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Presidente de la Cámara

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Presidente del Senado

Nota Importante: Esta ley es copia de la ley original cuando fue aprobada, no incluye enmiendas posteriores.

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ADVERTENCIA

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