Ley Núm. 273 del año 2003


(P. del S. 1536), 2003, ley 273

(Reconsiderado)

 

Ley de Normas Contractuales sobre Independencia en las Auditorías de Entidades Gubernamentales

Ley Núm. 273 de 10 de septiembre de 2003

 

Para establecer la Ley de Normas Contractuales sobre Independencia en las Auditorias Externas de Entidades Gubernamentales y disponer procedimientos en relación con la contratación de auditores externos.

 

EXPOSICION DE MOTIVOS

 

A través de los años, la figura del auditor externo se ha establecido como uno de los elementos esenciales para el logro de una sana administración, tanto en el sector público como privado. Su intervención en la evaluación de controles, la detección de situaciones irregulares y la preparación de informes financieros, así como las recomendaciones que para el mejoramiento de los procesos, han hecho que su presencia sea cada vez más reconocida. En el sector público, la labor del auditor externo, además, ha servido de complemento a la labor de fiscalización que realiza la Oficina del Contralor de Puerto Rico.

 

El 25 de enero de 2002, el CPA David M. Warker, Contralorr General de los Estados Unidos de América, aprobó enmiendas significativas a las normas de independencia de los Estándares de Auditoría Gubernamental, conocido como el Yellow Book, que entrarán en vigor el 1 de octubre de 2002. Estas normas son de aplicación a todos los auditores externos que realizan auditorías a entidades públicas o privadas que reciben fondos federales. También aplican a entidades gubernamentales que, aunque no reciben fondos federales, lo requieren como parte del alcance de la auditoría de los estados financieros amplios (Government- Wide Financial Statements).

 

Las enmiendas sobre las normas de independencia, aprobadas por la Oficina del Contralor General de los Estados Unidos (GAO, por sus siglas en inglés), obedecen a la necesidad de servir mejor al interés de la ciudadanía y de mantener un alto grado de integridad, objetividad e independencia en las auditorías que se realizan a las entidades gubernamentales o privadas que reciben fondos federales. Estas normas contienen dos principios generales: los auditores externos no deben realizar funciones o tomar decisiones que competen a la gerencia de la entidad y no deben auditar su propia labor o proveer servicios de consultoría o servicios que no sean de auditoría en situaciones en que la cantidad o los servicios contratados son materialmente significativos con relación a la auditoría.

 

Los cambios más significativos se relacionan con las labores de consultoría o labores que no sean de auditoría (non audit services) que realizan los auditores externos. Los auditores externos tienen la capacidad y la posibilidad de realizar variados servicios para sus clientes. No obstante, en algunas circunstancias no es permitido que realicen, para un cliente para el cual se rinden los servicios de auditoría, funciones de consultoría gerencial, contabilidad o teneduría de libros, servicios de valoración y tasación, servicios actuariales, actividades consideradas que competen a la gerencia o administradores de la entidad, servicios de reclutamiento y recursos humanos, y servicios de corredor de valores. Aparte de los requisitos mencionados sobre independencia, la dinámica y magnitud de la administración pública actual, así como el interés del Gobierno en elevar el nivel de transparencia de la gestión administrativa, estas normas han dado carácter de prominencia a la figura del auditor externo en la fiscalización de las actividades financieras y operacionales en el sector público, complementando la función de la Oficina del Contralor de Puerto Rico.

 

Los auditores externos pueden realizar determinadas labores siempre y cuando éstas no sean materialmente significativas con relación a la auditoría. Entre estas labores, se mencionan: las relacionadas con la teneduría de libros, el procesamiento de nómina, la valoración de activos, la tecnología de información, los recursos humanos, la preparación de planillas y de propuestas. Dichos profesionales pueden participar en comités asesores, ofrecer asesoramiento rutinario, cooperar en el establecimiento de sistemas de control interno, contestar preguntas técnicas, ofrecer adiestramientos, herramientas y metodología para procesos de medición de resultados y la realización de estudios, entre otros.

 

De conformidad con la política pública indicada y la importancia de la función que realiza el auditor externo en las entidades gubernamentales, el Senado del Estado Libre Asociado de Puerto Rico considera que es necesario establecer normas que hagan más efectivo el trabajo de estos profesionales para la administración pública.

 

DECRETASE POR LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO:

 

Artículo 1.- Esta Ley se conocerá como "Ley de Normas Contractuales sobre Independencia en las Auditorías de Entidades Gubernamentales".

 

A los fines de esta Ley, la frase "cualquier entidad de gobierno", incluye todos los organismos con facultad de contratar de las Ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial, incluyendo, pero sin limitarse, a departamentos, dependencias, municipios, corporaciones públicas y sus subsidiarias, afiliadas o cualesquiera entidades gubernamentales que tengan personalidad jurídica propia.

 

Artículo 2.- Todo contrato de servicios de consultoría, servicios que no sean de auditoría o servicios de auditoría con auditores externos que otorgue cualquier entidad de gobierno o entidad privada que reciba fondos públicos, en exceso de doscientos mil (200,000) dólares anuales incluirá disposiciones en cuanto a que:

 

a. El auditor no realizará funciones gerenciales ni tomará decisiones que competen a la gerencia de la entidad;

 

b. Los auditores contratados en calidad de consultores o para realizar labores que no sean de auditoría, no podrán proveer servicios de auditoría, funciones de consultoría gerencial, procesamiento de nómina, contabilidad o teneduría de libros, servicios de valoración, y tasación, servicios actuariales, actividades consideradas que competen a la gerencia o administradores de la entidad, servicios de reclutamiento y recursos humanos, y servicios de corredor de valores, y otros similares;

 

c. Los empleados de la firma de auditoría o el auditor externo que realizará el trabajo de consultoría no participará en la planificación de la auditoría, el trabajo de auditoría o la revisión de los trabajos relacionados;

 

d. El contrato no limita el alcance y extensión de la auditoría a un nivel menor que el que se haría si otra firma o auditor externo hubiera realizado el traba o de consultoría;

 

e. El sistema de control de calidad de la oficina de auditores externos, en aspectos relacionados con su independencia, incluya normas y procedimientos para considerar en los trabajos de auditoría, presentes y futuros, el efecto de los trabajos de consultoría o de trabajos que no sean de auditoría; y

 

f.  El auditor externo se compromete a informar y entregar al auditor que realice la auditoría de control de calidad (peer review) de su oficina, este contrato de servicios de consultoría o de trabajos que no sean de auditoría y cualquier otro, y todos los legajos correspondientes a las auditorías realizadas de la entidad, si ha realizado alguna.

 

Artículo 3.- Los contratos deben establecer claramente los objetivos, el alcance y el producto final del trabajo de consultoría o de los trabajos que no sean de auditoría y la responsabilidad de cada una de las partes en determinados aspectos. Entre otras cosas, la gerencia será responsable de:

 

1.   Designar el nivel gerencial responsable de supervisar los trabajos contratados de consultoría o los trabajos que no sean de auditoría;

 

2.   supervisar la ejecución de los trabajos para asegurarse que se cumple con las expectativas de la gerencia;

 

3.   tomar las decisiones relacionadas con el trabajo contratado y aceptar la responsabilidad por dichas determinaciones;

 

4.   evaluar la adecuacidad de los servicios prestados y los resultados obtenidos.

 

Artículo 4.- Los auditores externos comparecerán ante el funcionario principal de la entidad, su junta directiva o su comité de auditoría, cuando ésta exista, dentro de sesenta (60) días de haber entregado el informe final de auditoría para informar detalladamente los hallazgos y las recomendaciones.

 

Artículo 5.- Será obligación del funcionario principal de la entidad auditada enviar copia a la oficina del Contralor, dentro de treinta (30) días de haber recibido las cartas finales de recomendaciones (management letters) que le hayan sometido los auditores externos durante la auditoría y copia de los informes de auditoría emitidos en forma final. Además, enviará los estados financieros auditados, los informes de. cumplimiento, si aplica, y de control interno sobre cumplimiento y la opinión sobre cumplimiento, los cuales se acompañarán de una Hoja de Trámite debidamente completada y fin-nada por el funcionario principal de la entidad auditada,

 

Artículo 6.- Los auditores externos mantendrán guardadas, por un período de seis (6) años o una auditoría del Contralor, lo que ocurra primero, las hojas de trabajo y demás documentos justificantes que permitan a los auditores de la Oficina del Contralor examinarlos como parte de las auditorías que éstos realizan de las entidades gubernamentales o privadas que reciben fondos gubernamentales.

 

Artículo 7.- En todos aquellos casos en que a cualquier entidad de gobierno se le requiera por ley, reglamento, acuerdo de financiamiento, o cuando se determine necesario, la contratación de auditores externos para realizar auditorías financieras, el contrato se otorgará noventa (90) días antes del cierre del año fiscal a ser auditado.

 

Artículo 8.- La Oficina del Contralor emitirá Cartas Circulares para establecer las guías que considere procedentes para que las entidades gubernamentales cumplan con esta Ley. Ello incluye, sin que se entienda como una limitación, emitir formularios modelo que deberán adoptarse para el trámite relacionado con las notificaciones que se hagan a la Oficina del Contralor, y requerir las certificaciones correspondientes. También incluye, requerir la información mediante el uso de disquetes u otros medios electrónicos que se consideren apropiados de acuerdo con los avances tecnológicos.

 

Artículo 9.- Esta Ley comenzará a regir a los treinta (30) días después de su aprobación.

 

Presidente del Senado

Presidente de la Cámara

 

 

 

Nota Importante: Esta ley es copia de la ley original cuando fue aprobada, no incluye enmiendas posteriores.

 

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ADVERTENCIA

Este documento constituye un documento de las leyes del Estado Libre Asociado de P.R. que está sujeto a los cambios y correcciones del proceso de compilación y publicación oficial de las leyes de Puerto Rico. Su distribución electrónica se hace como un servicio público a la comunidad. Siempre busque leyes posteriores para posibles enmiendas a esta ley.

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