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Revista Jurídica de LexJuris

Volumen 4 verano 2001 Núm. 2

Propuesta de Código de Ética Notarial

Por: Prof. Cándida Rosa Urrutia de Basora

Catedrática

Facultad de Derecho

Universidad Interamericana

de Puerto Rico

Los principios básicos de las respectivas legislaciones y reglamentos notariales de los países del Notariado Latino son muy parecidos, las prácticas muy similares y las preocupaciones, experiencias y propósitos también participan del mismo objeto: el mejoramiento profesional del notario. Con pocas variantes, las diferentes formas de práctica notarial que he examinado para poder hacer el libro de Ética Notarial, tienen un denominador común, cierta conducta ética que se le exige al notario. Básicamente, en el ejercicio de la función en todos los países examinados, los códigos deontológicos se dividen en tres áreas básicas, a saber, (1) el notario frente a los clientes, (2) el notario frente a los colegas y, (3) el notario frente al Estado. Compárese con la división o clasificación que hace nuestro Código de Ética Profesional, que aplica a todos los abogados y, por tanto, a los notarios. En éste se establecen cánones, primeramente, respecto a deberes del abogado para con la sociedad, luego, deberes del abogado para con los tribunales, deberes del abogado para con sus clientes y, por último, deberes del abogado en relación con sus compañeros y su profesión. La visión que inspiró la organización de estos cánones fue la siguiente[1]: "En términos generales nosotros tratamos de dar un enfoque a los cánones de servicio a la sociedad. Si ustedes observan la manera en que fue organizado este cuerpo de cánones notarán que está dividido en cuatro deberes fundamentales que los hemos separado y los hemos puesto en el orden que nosotros creímos de más importancia. El primero, 'Deberes del Abogado para con la Sociedad', puesto que el principal deber del abogado debe ser hacia la sociedad; el segundo, 'Deberes del Abogado para con los Tribunales'; el tercero, 'Deberes del Abogado para con sus clientes' y el cuarto, 'Deberes del Abogado para con sus compañeros y su profesión'.”

Al proponernos realizar un proyecto de Código de Ética Notarial entendemos que debemos seguir el patrón que han seguido nuestros cánones de Ética Profesional, toda vez que el notario, como abogado que es, tiene el deber ineludible de cumplir con el Código de Ética Profesional y, además, el supuesto de jerarquía que siguen, nos convence de que así deben ser las prioridades profesionales del notario. Tomando en cuenta que en su gestión, el notario puede intervenir en algunos trámites judiciales, tales como la adveración del testamento ológrafo, la venta judicial, la legitimación de firmas en documentos judiciales, como contestaciones a Interrogatorios y Requerimientos de Admisiones y en peticiones judiciales de casos ex parte, también le aplican las disposiciones de los cánones de ética hacia los tribunales. No obstante, puesto que el notario no ejerce su función en los tribunales, a diferencia del abogado, nos limitaremos a considerar, (1ro.) sus deberes hacia la sociedad en que se desempeña, (2do.) deberes del notario hacia las personas que requieren sus servicios y, (3ro.) deberes del notario hacia sus compañeros y con su profesión. Advertimos que no queremos utilizar deliberadamente la palabra clientes para eliminar la connotación que tiene dicho término en relación con el abogado, que responde a la defensa de los intereses de sus clientes; de este modo reafirmamos el deber del notario de no tomar bandos ni responder a los intereses de persona alguna.

Un factor muy importante que debemos considerar en este momento, es que muchos de nuestros notarios incumplen de una forma continua con los principios éticos; ésta es una triste realidad que se torna más patente cada día, a la que tenemos que enfrentarnos, aunque nos parezca desagradable, para que el mal ejemplo de algunos no se convierta en la regla general. El notario que no es excelente persona, sino que por su laxitud deja de serlo, no sólo está defraudando la confianza que le ha depositado el Estado, sino que también está lesionando el derecho de los demás notarios a que su profesión se ejerza con excelencia ética y que su reputación se mantenga irreprochable. Ésta sería de por sí una razón de peso para promover la redacción del código, pero nos anima además recomendar posibles soluciones que contribuyan al mejoramiento profesional.

Recapitulando, ponderando y tomando en consideración todo lo anteriormente consignado, procedemos a sugerir un proyecto de Código de Ética que sirva de base, o punto de partida, si se quiere, para una ampliación y depuración posterior de parte de las instituciones a cargo, tales como el propio Tribunal Supremo, el Colegio de Abogados, la Asociación de Notarios, la Oficina de la Directora de Inspección de Notarías, los compañeros notarios en general y otros miembros de la comunidad que estén interesados. Lo importante es comenzar la tarea y a ésta nos lanzamos, animados por el respaldo que parece tener este proyecto en la actualidad.

Proyecto de Código de Ética Notarial

A modo de Preámbulo o Criterio General, sugerimos incorporarle al código aquellas cualidades indispensables que se han reconocido como integrantes de la profesión y que han surgido como elementos básicos en todas las jurisdicciones notariales examinadas, tales como lealtad, veracidad, dignidad, diligencia y otros sinónimos. Por tanto, se recogería en el Preámbulo lo siguiente:

Preámbulo o Criterio General

"El notario, como único depositario de la fe pública de la cual ha quedado investido por el Estado, en el ejercicio de su función reviste de credibilidad, certeza y seguridad jurídica a aquellos documentos en los que interviene, por lo que tiene la obligación de ser veraz, honesto, leal y diligente en su trabajo y en relación con la sociedad en que se desenvuelve, con las personas que requieren sus servicios y con sus compañeros de profesión. Deberá así actuar con la mayor deferencia y exaltación a la dignidad de su profesión, absteniéndose de todo aquel comportamiento que suponga descrédito profesional o personal. En consecuencia, velará por el cumplimiento de estos deberes por sí mismo y por sus compañeros de profesión. Como abogado, también deberá cumplir fielmente los preceptos que le imponen los cánones de Ética Profesional y en particular, los que le atañen como notario."

A este preámbulo podrían añadirse otros criterios generales que se consideraran pertinentes. Sin embargo, entendemos que por tratarse de criterios generales y por ser adicionales a los contenidos en los cánones profesionales ya vigentes, deberían bastar los expuestos en este código propuesto. Pasamos entonces a:

"I. Deberes del notario hacia la sociedad

Criterio General

Como depositario de la fe pública que le ha delegado el Estado, el notario deberá cumplir con su obligación de fidelidad y protección a los principios fundamentales que le caracterizan. En todo momento tendrá presente que es un profesional del Derecho que ejerce una función pública y como tal, su función es personal, indivisible e indelegable. En ningún caso podrá delegar en otros la realización de aquellos actos que la ley le ha delegado exclusivamente dentro de su función.

1. El notario no ocultará maliciosamente a las autoridades profesionales competentes, una incompatibilidad o incapacidad legal que tuviere o le sobreviniere posteriormente para el ejercicio de la profesión. Tampoco podrá negar, desfigurar o alterar de cualquier modo, datos o informes que se le solicitaren al respecto.

2. El notario deberá asegurarse de obtener una mayor capacitación profesional mediante la asistencia y participación en actividades académicas y profesionales que le mantengan al día en sus conocimientos jurídicos.

3. Asimismo, deberá abstenerse del ofrecimiento público de gestiones e intervenciones incompatibles a la profesión notarial, u ofrecer dádivas, beneficios, comisiones o compensación alguna para conseguir clientela. Tampoco deberá aceptar o solicitar honorarios extras u otros beneficios para la realización de actuaciones irregulares o incompatibles con su función notarial.

4. Deberá evitar la publicidad excesiva, limitándose a lo dispuesto en el Canon 36 del Código de Ética Profesional. La publicación de su nombre, grados académicos, domicilio, teléfono y horas de oficina, así como información relativa a sus honorarios por servicios profesionales rutinarios está permitida, siempre que guarde el decoro y dignidad de la profesión.

5. La embriaguez habitual, o el uso de sustancias controladas y en general, la conducta no acorde con la dignidad y respeto del cargo es indigna del notario y no será permitida.

6. No podrá negarse a prestar la función notarial sin razón legítima, ni podrá autorizar documentos fuera del país.

7. Deberá cumplir con las reglas de manejo y conservación del Protocolo y el procedimiento de visitas de su inspección. A esos efectos, tendrá el Protocolo disponible para su inspección en el momento en que sea requerido.

II. Deberes del notario hacia las personas que requieren sus servicios

Criterio General

Constituye un deber fundamental del notario la estricta observancia de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes para ofrecer un servicio de calidad y eficiencia a todo aquél que le requiere su ministerio. Entre sus deberes primordiales está el asesoramiento, consejo, e información que sobre el asunto en cuestión debe brindar a los comparecientes, aunque no se le solicite. Ello comprende las debidas advertencias sobre el estudio de antecedentes, la selección y redacción del instrumento adecuado al acto, el conocimiento o identificación y el examen de la capacidad de los otorgantes y las consecuencias del negocio jurídico que se pretende realizar.

8. Constituirá violación ética el demorar injustificadamente la entrega de documentos a los interesados o aplicar los fondos que le fueran entregados a otra inversión que no sea la dispuesta por las partes, o retenerlos de cualquier forma.

9. Igualmente, no podrá autorizar documentos en los que intervengan sus parientes dentro de los grados prohibidos, o que contengan disposiciones a su favor; o en las que comparezcan instituciones, sociedades, o personas jurídicas en las que el notario o su cónyuge tengan participación de control mayoritario.

10. Aconsejar a un compareciente la adopción de formas jurídicas o documentales inadecuadas o innecesarias, con el propósito de obtener una mayor retribución constituye una violación ética.

11. Igualmente lo será demorar, sin causa justificada, la rendición de cuentas de los fondos retenidos o recibidos en el ejercicio de su función notarial.

12. Tampoco podrá retener documentos indebidamente con miras a asegurarse su intervención en nuevos negocios, ni obligar directa o indirectamente a los comparecientes a utilizar sus servicios notariales.

13. Aunque no existe el secreto profesional entre el notario y las personas que requieren sus servicios, éste deberá ser prudente y discreto para garantizar la confidencialidad de los hechos y circunstancias que conozca en todas las fases de la gestión notarial, disponiéndose que esta obligación subsiste aunque no se haya prestado el servicio o no haya concluido finalmente. Esta norma aplicará también al personal de la oficina notarial.

14. El Protocolo a cargo del notario es secreto y pertenece al Estado, por lo que el notario y el personal de su oficina no podrán facilitar a las partes ni a terceros acceso alguno al mismo, excepto por orden judicial o por instrucciones de la Oficina del Director de Inspección de Notarías.

15. Igualmente, no podrá ocultar datos e información importantes que interesen a las partes del acto o contrato y que pudieran afectarles. Deberá abstenerse de dar fe de datos que no le consten y cuando éstos le consten, deberá describirlos fielmente con exactitud en los instrumentos que autorice.

16. El notario deberá adherir y cancelar los aranceles, cuyo valor se le hubiese entregado para esos fines, según lo dispuesto por ley. En los instrumentos públicos, deberá hacerlo en el momento más cercano a su otorgamiento y autorización. Tampoco deberá omitir o demorar indebidamente la entrega de copias certificadas de los mismos a la parte con legítimo interés.

17. Queda terminantemente prohibido desfigurar o disimular los negocios jurídicos que celebren los interesados, o autorizar contratos notarialmente ilegales.

18. El notario no deberá retardar o dejar de prestar el servicio que se le hubiese pagado parcial o totalmente, ni modificar injustamente los honorarios profesionales pactados o cobrar, sin causa justificada, honorarios inferiores a los preceptuados por el arancel establecido.

19. El notario deberá observar fielmente las normas establecidas en cuanto a la incompatibilidad de funciones. A tales efectos, su deber de imparcialidad no le permite asumir la representación legal posterior de ningún otorgante de una escritura que haya autorizado, para reclamarle judicialmente al otro las contraprestaciones contenidas en la misma.

20. El notario que cometa error manifiesto al aconsejar al compareciente, causándole daño económico, no actúe con la diligencia debida y por esto se derive perjuicio, no actúe con probidad y veracidad, incurra en parcialidad manifiesta, sea imprudente en el desempeño de la función notarial, causando daño material o moral y viole los principios de legalidad y rectitud, será disciplinado y sancionado por el Tribunal Supremo independientemente del resultado de la acción judicial correspondiente.

III. Deberes del notario hacia sus compañeros y su profesión

Criterio General

El notario debe respeto y consideración a sus compañeros de profesión, por lo que deberá ejercer su función dentro de un marco de sana y leal competencia, preservando la imagen del notariado ante la comunidad, elevando el ánimo de compañerismo y solidaridad y cooperando con todo aquello que esté dirigido a enaltecer su profesión. Igualmente, el notario de mayor experiencia deberá esforzarse por ayudar, aconsejar y dirigir con excelencia y rectitud a los notarios que comienzan, dándoles el mejor ejemplo de responsabilidad y conformidad con la fe pública de la cual han sido investidos por el Estado.

21. El notario deberá defender el decoro del cuerpo de notarios y el prestigio de la profesión, guardando celosamente las disposiciones legales y éticas y absteniéndose de intervenir en aquellos negocios incompatibles o que estén en oposición con los principios esenciales del notariado.

22. Las expresiones y señalamientos de un notario respecto a un colega, tienen que evitar el desmerecer o manchar su buen nombre y prestigio. Tampoco deberá intervenir personal y directamente en la fijación de honorarios de otro, a menos que actúe como mediador o amigable componedor. No se permite la partición de honorarios profesionales con personas ajenas al notariado.

23. No deberá hacer gestiones para conseguir el otorgamiento de documentos que no le corresponden o que han sido concedidos a otro colega, ni intervenir en asuntos confiados a otro.

24. Aunque autorice un documento preparado por otro compañero, deberá siempre examinarlo, modificarlo y corregirlo como suyo, ya que en su autorización, asume entera responsabilidad por el mismo.

25. Deberá abstenerse de realizar ofertas de mejoras de honorarios o ventajas en los gastos de documentación para lograr obtener contratos, o que lo coloque en posición competitiva desleal respecto a sus colegas.

26. El notario que actúe como sustituto de un compañero enfermo, o ausente de su oficina notarial por razón de vacaciones, deberá realizar su labor con rectitud, celo y diligencia y sin aprovechar la ocasión para ganar otros negocios o empleados.

27. El notario deberá estar dispuesto y disponible para servir en cargos directivos o en actividades propias del notariado, tales como seminarios, talleres, foros y otras que le requieran las instituciones correspondientes. En ningún momento podrá utilizar dicha oportunidad para provecho propio ni en beneficio de su oficina notarial.”

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Este es el Proyecto de Código de Ética Notarial que les propongo para su consideración y examen, con la esperanza de que en un futuro cercano, pueda ser mejorado y aceptado por nuestra profesión.

De la observancia de los principios éticos aquí reunidos dependerá en gran medida el futuro de nuestro notariado puertorriqueño. La falta y menosprecio de estos principios, la imperante individualidad y el ambiente permisivo que nos rodea, en que todo se tiene por ‘bueno’, desprestigia la profesión y amenaza su permanencia. No obstante, cerramos con una nota positiva, citando una Ponencia argentina[2], muy atinada:

“Aspiramos, por tanto, a que algún día, los Códigos de Ética sólo queden como un recordatorio permanente de los principios y normas morales que sean realidad viva y candente, cumplida espontáneamente, por hábito, por virtud, como algo normal del quehacer diario. Que el deber ser se convierta en ser, no por temor a una sanción, sino porque libremente valoremos esa conducta como la mejor posible, para cumplir con nuestra finalidad en este mundo, como seres humanos y como notarios, sin perder de vista nunca nuestra dignidad, el respeto a nuestros pares y especialmente, a la comunidad en que vivimos y a la que prestamos nuestros servicios.”